Website-Briefing erstellen: Was Unternehmen vor dem Erstgespräch klären sollten

Wer soll die Website nutzen und in welcher Situation? „Alle Kunden“ hilft wenig bei der Entscheidung, welche Informationen zuerst sichtbar sein müssen. Beschreibe lieber einen konkreten Bedarf: Hausbesitzer suchen Unterstützung für eine Sanierung oder ein kleines Unternehmen möchte einen wiederkehrenden Verwaltungsablauf vereinfachen.

Danach folgt die wichtigste Handlung: anrufen, eine Projektanfrage stellen, einen Termin buchen oder Informationen für ein späteres Gespräch sammeln. Definiere auch, wann eine Anfrage gut zu dir passt. Dazu können Art des Auftrags, Region, Voraussetzungen oder Größenordnung gehören. So wird das Ziel verständlich, ohne eine spätere Zahl an Aufträgen zu versprechen.

Wenn bereits Daten vorliegen, nimm sie als Ausgangspunkt mit: typische Kundenfragen, häufige Missverständnisse oder wiederkehrende Probleme mit der bisherigen Website. Fehlen solche Informationen, kennzeichne deine Einschätzung als Annahme. Ein erfundenes Umsatzziel oder eine beliebige Besucherzahl macht die Planung nicht genauer.

Ein Kontaktformular ist eine Oberfläche. Die eigentliche Aufgabe kann lauten: Interessenten sollen ihr Vorhaben mit wenigen Angaben beschreiben können, und die Anfrage muss bei der zuständigen Person ankommen. Aus dieser Aufgabe ergeben sich Fragen zu Pflichtfeldern, Zustellung, Bestätigung und Spam-Schutz. Das ist konkreter als „Formular wie bei Website X“.

Teile Anforderungen in drei Gruppen: zum Start nötig, später sinnvoll und noch zu prüfen. Ein Kundenkonto kann beispielsweise später nützlich sein, während eine erreichbare Kontaktstrecke sofort erforderlich ist. Eine solche Priorisierung ist keine Garantie für geringere Kosten, macht aber deutlich, wo ein erster sinnvoller Umfang endet.

Nenne vorhandene Systeme, die beteiligt sind: Terminverwaltung, Warenwirtschaft, E-Mail, Zahlungsanbieter oder Newsletter. Beschreibe, welche Informationen zwischen ihnen fließen sollen. Ob eine Schnittstelle verfügbar ist und welche Zugänge oder Gebühren dafür nötig sind, muss vor einer Zusage geprüft werden.

Eine Liste vorhandener Texte, Bilder, Logos und Projektbeispiele genügt für das erste Gespräch. Markiere, ob das Material aktuell, verwendbar und zur Veröffentlichung freigegeben ist. Fehlt es, wird die Erstellung Teil der Planung. Du musst deshalb nicht schon vor der Anfrage sämtliche Texte fertig schreiben.

Sammle außerdem bestehende Domain, Hosting, System und zuständige Kontoinhaber. Passwörter gehören nicht in ein frei versendetes Briefing. Notiere zunächst, wer den Zugang bereitstellen kann; die sichere Übergabe wird separat geregelt. Bei einem Relaunch sind vorhandene Seiten und wichtige Kontaktwege genauso relevant wie das neue Design.

Benenn dein verfügbares Budget als Rahmen und einen Termin mit Begründung. Unterscheide einen festen Anlass von einem Wunschtermin. Wenn beides noch offen ist, sag das ausdrücklich. Ein Anbieter kann dann mögliche Umfänge erklären; ein verbindlicher Preis setzt trotzdem geklärte Leistungen voraus.

Zwei oder drei Referenzseiten können die gestalterische Richtung verdeutlichen. Beschreibe konkret, ob dir die ruhige Typografie, die übersichtliche Leistungsdarstellung oder die mobile Navigation gefällt. Eine fremde Website wird dadurch nicht zur Vorlage, die unverändert kopiert werden soll; ihre Inhalte und Gestaltung müssen zum eigenen Angebot passen.

Sag auch, was du vermeiden möchtest: große Animationen, schwer pflegbare Inhalte oder eine dunkle Oberfläche können je nach Zielgruppe unpassend sein. Eine Anforderung wie „auf dem Handy Leistungen lesen und direkt Kontakt aufnehmen können“ hilft stärker als „premium aussehen“. W3C nennt unter anderem klare Navigation, erkennbare interaktive Elemente und ausreichende Kontraste als Gestaltungsgrundlagen.

Für Auffindbarkeit notierst du die Leistungen und Fragen, nach denen deine Kunden tatsächlich suchen. Technische SEO-Grundlagen können Bestandteil der Umsetzung sein; sie garantieren weder Indexierung noch eine bestimmte Google-Position. Der Google-Startleitfaden betont hilfreiche Inhalte und verständliche Struktur. Im Briefing reicht zunächst die Frage, welche Angebote auffindbar sein sollen und ob wichtige bestehende Seiten erhalten werden müssen.

Das folgende Beispiel ist hypothetisch und beschreibt keinen Deichklar-Kunden: Ein kleiner Handwerksbetrieb möchte seine bestehende Website erneuern. Statt sofort Unterseiten und Technik festzulegen, hält er Ziel, Startumfang und offene Fragen fest.

Ziel: Private Auftraggeber aus dem eigenen Einsatzgebiet sollen die angebotenen Arbeiten verstehen und passende Projekte anfragen können. Zum Start: Leistungen, freigegebene Projektbilder, verantwortliche Person und Kontaktweg. Später: weitere Projektgalerien. Nicht vorgesehen: Shop, Kundenkonto oder automatische Preisberechnung.

Vorhanden: Logo, einige eigene Fotos und Domainzugang über den bisherigen Betreuer. Offen: Bildfreigaben, Textüberarbeitung und sichere Zustellung des Formulars. Eine Person sammelt Feedback und entscheidet; andere Beteiligte geben fachliche Hinweise. Budgetrahmen und gewünschter Start werden im Gespräch benannt und gegen den Umfang geprüft.

Daraus lassen sich gezielte Rückfragen stellen: Welche Leistungen werden getrennt erklärt? Welche Bilder sind verwendbar? Wer betreut Inhalte nach dem Start? Was muss übernommen werden? Ein fertiger Seitenplan ist noch nicht nötig, aber die wichtigen Entscheidungen sind sichtbar.

Bring dein Briefing als Stichpunkte oder kurzes Dokument mit. Lass bewusst Platz für Rückfragen. Das Erstgespräch sollte klären, welche Annahmen geprüft werden müssen, welche Leistungen zum Start gehören und wer welche Entscheidungen oder Materialien liefert.

Für die spätere Abstimmung brauchst du eine verantwortliche Person und gebündelte Rückmeldungen. Vereinbare außerdem, welche Änderungen über eine Feedbackrunde hinausgehen und wann der Umfang erneut bewertet wird. Ein zusätzlicher Shop ist beispielsweise eine neue Anforderung; eine Korrektur eines nicht funktionierenden vereinbarten Kontaktwegs hat einen anderen Hintergrund.

Prüfe das Angebot anschließend gegen dein Briefing: Sind Leistungen und Ausschlüsse, Mitwirkung, Termine, laufende Kosten, Übergabe und Prüfungen verständlich beschrieben? Offen gebliebene Punkte sollten nicht stillschweigend als erledigt gelten. Bei Deichklar kann das kostenlose Erstgespräch dafür genutzt werden, den passenden nächsten Schritt zu klären; ein fertiges technisches Lastenheft ist dafür nicht Voraussetzung.